道の駅に商品を卸している。売れるたびに通知メールが届くのだが、そのデータをもとに在庫数を手動で管理していた。Excelを開いて、メールを見て、数量を引く。単純だが、毎日やると積もる。
ある日、musuのデータサイエンティスト「Nao」にこう相談してみた。
シート構成はこう:
・A列: 商品名
・B列: 現在庫数
・C列: 最終更新日
まず商品と初期在庫を教えて。入力しておくよ。
・MOIRAI ORGANICS: 50個
・猪肉ドッグフード: 100個
次は自動化だね。売上メールが来たら自動で在庫を引く仕組みも作る？
数秒でスプレッドシートが作られ、初期データも入った。ここまではまだ手動の範囲。本番はここからだ。
売上メールから自動で在庫を引く
在庫管理で一番面倒なのは「売れた分を引く」作業だ。メールを見て、どの商品が何個売れたか確認して、シートを開いて数字を修正する。これを毎日やっていた。
・トリガー: 道の駅むなかたからの売上メール受信
・処理: メールから商品名と数量を抽出
・アクション: 在庫シートの該当商品の数量を減算
1時間ごとにメールをチェックするよ。売上があったら在庫を自動で更新して、チャットで報告する。
これだけで設定完了。翌日から、こんな報告がチャットに届くようになった。
・MOIRAI ORGANICS: 50→47（3個売れた）
・猪肉ドッグフード: 100→95（5個売れた）
在庫シートを更新済み。
何が変わったか
仕組みはシンプル
GmailとGoogleスプレッドシートを連携
アプリ連携画面から数クリック。コードは不要。
在庫管理シートを作成してもらう
「在庫管理のシート作って」と話しかけるだけ。商品と数量を伝えれば初期データも入る。
自動化ルールを設定
「売上メールが来たら在庫を引いて」と伝えるだけ。エージェントがルールを作成する。
あとは放っておくだけ
メールが届くたびに自動で在庫が更新される。結果はチャットで報告してくれる。
在庫が少なくなったら教えてくれる
さらに便利なのは、在庫が少なくなった時にエージェントが気づいて教えてくれることだ。
これはmusuの「能動的な声かけ」機能だ。エージェントがデータを見て、気づいたことを自発的に教えてくれる。言われて初めて「あ、発注しなきゃ」と気づく。欠品を防げるのは、この一言のおかげだ。
在庫管理に必要なのは、高機能なシステムではない。「売れたら引く」「少なくなったら教える」。それだけのことを、確実にやってくれる仲間がいればいい。
ソロプレナーの在庫管理
大企業向けの在庫管理システムは高い。月額数万円、導入に数ヶ月。ソロプレナーにはオーバースペックだ。
musuなら、スプレッドシート1枚とチャット5分で在庫管理が始まる。売上メールを読んで、在庫を引いて、少なくなったら教えてくれる。それで十分だ。
あなたがやるべきは、「こういう管理をしたい」と伝えることだけ。あとはチームが動いてくれる。